シフト作成に毎月何時間かけていますか｜属人化しやすい業務の典型

この記事の結論

• シフト作成が特定の人から離れないのは、制約条件が本人の頭の中にしかないためです
• 制約は3種類（絶対・優先・配慮）に分かれ、書き出せるのはほぼ1種類目だけという状態が普通です
• 自動化を検討する前に、制約を書き出す。順序を逆にすると、要件が固まらず必ず止まります

シフト作成の属人化を解消するためには、まず制約を書き出すことが重要です。

※ この記事は 生産性が上がらない本当の理由 で挙げた3つの論点のうち、「渡せない業務が溜まっている」を掘り下げたものです。

「あの人が作ったシフトなら誰も文句を言わない」

シフト作成には、時間の長さ以上に厄介な性質があります。作った人以外には正しさを検証できないことです。

出来上がったシフトを見て、それが最適かどうかを判断できる人は、作った本人しかいません。誰も検証できないため、誰も引き継げません。

そして本人が休んだ月、シフトは作られないか、精度が落ちます。

こんな状態になっていませんか

• シフト作成に、毎月まとまった時間が消えている
• 作成担当が休むと、その月のシフトだけ苦情が増える
• 「この人とこの人は同じ日に入れない」といったルールが、口頭でしか存在しない
• 希望休の収集が紙やチャットに散在し、集約に時間がかかる
• 作成後の差し替え対応が、作成そのものより時間を食っている

3つ目が該当するなら、それは属人化の中核です。

制約を3種類に分ける

① 絶対制約（破ってはいけない）

法令・契約・安全に関わるもの。

• 連続勤務日数の上限
• 必要な有資格者の人数
• 休憩時間の確保

特徴：文書化されていることが多く、唯一そのまま書き出せる種類です。

② 優先制約（守りたい）

守れないと不満が出るが、違反しても違法ではないもの。

• 希望休
• 特定の曜日の担当
• 連勤の偏りの回避

特徴：優先順位が本人の頭の中にあります。ここが最大の障壁です。

③ 配慮制約（言語化されていない）

「あの2人は組ませない」「新人は繁忙時間帯に単独で入れない」。

特徴：書き出されていないどころか、本人も意識していないことがあります。

種類別の書き出しやすさ

②と③を飛ばして自動化に進んだ場合、出力されたシフトは「制約は満たしているが、現場が受け入れられないもの」になります。

書き出す4手順

手順1：直近3ヶ月のシフトを並べる

完成物から逆算します。ゼロから聞き出すより速く進みます。

手順2：例外を指差して理由を聞く

パターンから外れている箇所を1つずつ指して、「ここだけ違うのはなぜですか」と聞きます。

抽象的に「ルールを教えてください」と聞いても出てきません。この聞き方の理由は 属人化はなぜ起きるか の手順2と同じです。

手順3：優先順位を決める

②の制約は衝突します。希望休とベテラン配置がぶつかったとき、どちらを取るか。この判断は現場が決めるべきもので、外部に委ねられません。

手順4：仕組みに渡す

ここまで終えて、はじめて自動化の検討に入ります。制約が書き出されていれば、要件定義はほぼ完了しています。

「作成」より「差し替え」のほうが重い場合がある

作成に4時間、その後の差し替え対応に累計8時間。このような配分になっている職場が珍しくありません。

差し替えが重い原因は、たいてい連絡の往復です。誰が空いているかを1人ずつ確認し、返事を待ち、確定してまた連絡する。

これは 電話が鳴り止まない会社の共通点 で扱った「状況確認の着信」と同じ構造です。空き状況が本人から見える状態になっていれば、往復の大半は消えます。

作成の自動化より、差し替えの連絡削減のほうが効果が大きいケースもあります。どちらに時間が消えているかを、先に測ってください。

よくある質問（FAQ）

Q1：制約が多すぎて書き出せません。

A：全部は不要です。直近3ヶ月で実際に効いた制約だけに絞ってください。何年も発動していない制約は、書き出しの初期段階では省いて構いません。後から足せます。

Q2：担当者が「感覚でやっている」と言います。

A：正常な回答です。手順2のとおり、完成したシフトの例外箇所を指差して聞いてください。「なぜここだけ違うのか」には答えられます。抽象的な問いに抽象的な答えが返るのは、聞き方の問題です。

Q3：自動生成したシフトを現場が受け入れません。

A：③の配慮制約が抜けています。受け入れられなかった箇所を1つずつ聞き取り、制約として追加してください。拒否された理由が、書き出せていない制約そのものです。

「シフト作成はツールで自動化できる」という反論にどこまで答えるか

ここまでの説明に懐疑的な方もいるはずです。その反論のうち、最強の形はこうです。

「制約を書き出す作業自体が重すぎる。最新のシフト管理ツールは希望と法定条件を入れれば自動で組むため、暗黙の配慮など後から直せば済むのではないか」

この反論は、私たちも半分は正しいと考えます。完璧な書き出しを待つべきではありません。実際の運用で私たちが推奨するのは、次の3点です。

1. 絶対制約だけで回し始める: 法令と資格条件だけを入れた初版を作ります。現場の拒否が出た箇所こそ、書き出せていない制約の在り処です。
2. 差し替えの軽減を先に取る: 作成の自動化より、空き状況の共有を先に整えます。往復連絡が減るだけでも、担当者の負荷は大きく下がります。
3. 優先順位は現場が決める: 希望休と配置の衝突時の判断は、外部や道具に委ねません。この一線を守れば、出力への納得感は保たれます。

自動化の目的は「人手をゼロにすること」ではなく、「渡せる形にして属人化を解くこと」です。この順序で進めれば、上記の懸念は現実のものになりません。

まとめ

1. シフト作成が渡せないのは、制約条件が頭の中にしかないためです
2. 制約は3種類。書き出せているのは「絶対制約」だけという状態が普通です
3. 完成物の例外箇所から逆算すると、暗黙の制約が引き出せます
4. 作成と差し替え、どちらに時間が消えているかを先に測ってください

まず直近3ヶ月のシフトを並べ、パターンから外れた箇所に印をつけてみてください。

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参考文献・出典

• 人手不足に対する企業の動向調査（2026年7月） – 株式会社帝国データバンク, 2026年8月

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