会議が多すぎる会社の共通点｜減らす前に分類する4種類

この記事の結論

• 会議は4種類あります。なくせるのは1種類だけで、残り3つは形を変えるべきものです
• 一律に「会議を減らせ」と指示すると、決めるべきことが決まらないまま作業だけが進みます
• 減らす対象を見分ける問いは1つ。「この時間に何が決まりましたか」です

会議を減らす前に、その種類を見極めることが重要です。

※ この記事は 生産性が上がらない本当の理由 で挙げた3つの論点のうち、「やめていない業務が残っている」を掘り下げたものです。

「会議削減」がうまくいかない理由

会議削減の号令が出ると、まず定例会議が槍玉に上がります。週次を隔週に、1時間を30分に。

数字としては削れます。しかし数ヶ月後、別の場所で似た時間が発生します。個別の相談、確認のための往復、決裁待ち。決める場を減らしても、決める必要は減らないからです。

減らすべきなのは会議そのものではなく、決めない会議です。

こんな会議になっていませんか

• 出席者の半数以上が、一度も発言せずに終わる
• 冒頭30分が、資料の読み上げに使われている
• 「持ち帰って検討します」で終わり、次回も同じ議題が出る
• 議事録は残るが、決定事項と宿題が分けて書かれていない
• 参加を断ると角が立つので、念のため出席している人がいる

1つ目と5つ目が同時に起きている場合、その会議は情報共有の名を借りた出席確認になっている可能性があります。

会議を4種類に分ける

① 決める会議

複数の選択肢から1つを選ぶ場。意思決定者が出席していることが条件です。

扱い：残します。 むしろ増やしてよい種類です。

改善点：判断材料を事前に配る。会議中に読ませない。

② 決めるための材料を揃える会議

論点の洗い出し、前提のすり合わせ。決定はしないが決定に必要な場。

扱い：残しますが、参加者を絞ります。論点に関係のない人を呼ばない。

③ 伝える会議（情報共有）

決まったことを知らせる、進捗を報告する。

扱い：なくせます。 文書で足りるためです。ただし、なくすには読まれる仕組みが必要です。

④ 何のためか説明できない会議

始めた理由を誰も覚えていない定例。

扱い：やめます。業務効率化の進め方 で挙げた「やめる」の第1段階に該当します。

種類別の判定と打ち手

③と④で時間の大半を占めている会社が多くあります。にもかかわらず、削減の議論は①を短くする方向に向かいがちです。

③をなくすには、読まれる仕組みが要る

情報共有の会議をなくすと、たいてい「聞いていない」という問題が起きます。文書にしただけでは読まれないためです。

これは会議の問題ではなく、情報の届け方の問題です。要点が冒頭にあるか、更新のたびに通知が飛ぶか、探せば見つかる場所にあるか。

このあたりが整っていない組織では、引き継ぎで失敗する会社の共通点 で扱った「記録が個人のPCの外にない」状態と同じ症状が出ます。会議をなくす前に、記録の置き場所を決めてください。

会議の議事録は、判断の記録として残す

議事録を「発言の記録」として書いている場合、後から読む価値はほとんどありません。

残すべきは3つです。

1. 決めたこと
2. 決めなかったこと（と、その理由）
3. 次に誰が何をするか

特に2つ目が抜けます。「今回は見送り」の理由が残っていないと、半年後に同じ議論が再燃します。判断の理由を残す考え方は、属人化はなぜ起きるか の判断基準の言語化と同じ発想です。

よくある質問（FAQ）

Q1：情報共有をやめると、部署間の連携が悪くなりませんか。

A：会議をやめることと、共有をやめることは別です。共有の手段を会議から文書に移すだけです。連携が悪くなるとすれば、それは文書が読まれていないためで、会議を戻しても根本は解決しません。

Q2：「決める会議」なのに決まりません。

A：決裁権を持つ人が出席していないか、判断材料が足りていないかのどちらかです。前者なら②に分類し直してください。後者なら、何が揃えば決められるのかを会議の最後に明示すると、次回で決まります。

Q3：出席者を絞ると、外された人から不満が出ます。

A：議事録が公開されていれば、多くの場合は収まります。不満の実態は「情報から外された」ことであって、「出席できない」ことではありません。

「会議は一律に減らすべきだ」という反論にどこまで答えるか

ここまでの説明に懐疑的な方もいるはずです。その反論のうち、最強の形はこうです。

「分類に時間をかけるより、まず総量を半分にすればよい。忙しい人ほど会議に出たがらないため、一律削減こそ現場が本当に望む改革ではないか」

この反論は、私たちも半分は正しいと考えます。説明できない定例を残すべきではありません。実際の運用で私たちが推奨するのは、次の3点です。

1. ④からやめる: 始めた理由を誰も覚えていない定例が最初の対象です。ここに手を付ければ、合意形成を壊さず時間を戻せます。
2. ③は文書に移す: 情報共有は読まれる仕組みとセットで置き換えます。会議を戻す議論が出たら、文書が読まれていない証拠です。
3. ①はむしろ守る: 決める会議の時間を削ると、決まらない作業が増えます。判断材料の事前配布で短くする方向が正解です。

減らすべきは会議そのものではなく、「決めない時間」です。この見分けが付けば、上記の懸念は現実のものになりません。

まとめ

1. 会議は4種類。なくせるのは「説明できない会議」だけで、情報共有は文書に置き換えます
2. 一律削減は、決める場まで削って合意形成を遅らせます
3. 見分ける問いは「この時間に何が決まりましたか」の1つです
4. 議事録に残すべきは、決めたこと・決めなかった理由・次の担当の3点です

まず直近の会議を1つ選び、4種類のどれに当たるかを判定してみてください。

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情報共有を文書と仕組みに移した先で、問い合わせ対応そのものを減らしていく考え方はこちらにまとめています。

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参考文献・出典

• 令和8年版 情報通信白書｜生成AIの業務利用状況 – 総務省, 2026年7月
• 労働生産性の国際比較2025 – 公益財団法人日本生産性本部, 2025年12月

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