紙の業務が残り続ける理由｜ペーパーレスが進まない3つの壁

この記事の結論

• ペーパーレスが止まる原因は3つに分かれます。制度の壁・取引先の壁・業務設計の壁です
• この3つは越え方がまったく違うのに、同じ「意識改革」で片付けられがちです
• 越えられるのは3番目だけ。まず3番目に集中し、1番目と2番目は残す判断をするほうが早く進みます

ペーパーレスの進展には制度、取引先、業務設計の3つの壁が存在し、特に業務設計に集中することが重要です。

※ この記事は 生産性が上がらない本当の理由 で挙げた3つの論点のうち、「測っていない業務がある」を掘り下げたものです。

「意識が低いから」ではありません

紙が減らない理由として、しばしば現場の意識が挙げられます。慣れているから。紙のほうが安心だから。

しかし実際に現場に入ると、紙を使い続けている業務にはそれぞれ違う理由があります。そして理由が違えば、打ち手も違います。

理由を区別せずに一律の号令をかけると、越えられる壁も越えられない壁も同じ扱いになります。結果、越えられない壁の存在が「取り組みが不十分」という評価にすり替わり、担当者だけが疲れていきます。

こんな状態で止まっていませんか

• 社内システムは電子化したのに、印刷して押印し、それをスキャンして保存している
• 一部の書類だけ紙が残り、その保管のためにキャビネットを維持している
• 電子化したが、念のため紙も並行して保存している
• 「電子でよい」と決めたのに、慣例で紙が回っている
• 取引先から紙で届くため、こちらだけ電子化しても効果が出ない

3つ目は最も費用がかさむ状態です。電子化のコストと紙のコストを両方払っています。

3つの壁

壁1：制度の壁

法令や契約で、紙での保存や原本性が求められている書類。

越え方：越えられません。要件を確認し、該当する書類は明確に対象外とするのが正しい対応です。

ここを曖昧にしておくと、担当者は「本当は電子でよいのか」を判断できず、念のため紙を残します。3つ目の症状（並行保存）は、ここが原因で起きます。

やるべきこと：紙が必要な書類の一覧を作り、公表する。それ以外は電子でよいと明言する。

壁2：取引先の壁

相手が紙で送ってくる、紙での提出を求めてくる。

越え方：自社だけでは越えられません。ただし、受け取った紙をその後どう扱うかは自社で決められます。

紙で届いたものを紙のまま回覧するのか、入口で電子化して以降は電子で回すのか。ここは交渉不要で変えられる領域です。

壁3：業務設計の壁

紙である必然性がないのに、紙で回っている業務。承認のために回覧する、確認印のために持ち回る、記録のために印刷する。

承認の回覧がどれだけ待ち時間を生んでいるかは 残業が減らない構造的な原因 の発生源Cで扱っています。

越え方：ここだけが自社の判断で完全に越えられます。 そして、多くの場合いちばん量が多い領域でもあります。

壁ごとの扱い

順序に注意してください。壁1を最初に片付けるのは、越えるためではなく線を引くためです。 ここが決まらないと、壁3に集中できません。

壁3を越える手順

手順1：なぜ印刷しているのかを聞く

「その紙、何のために印刷していますか」と1件ずつ聞きます。返ってくる答えは、だいたい次の4つに収まります。

4つ目が想定より多く見つかります。

手順2：一度だけ、止めてみる

いきなり廃止すると反対が出ます。「1ヶ月だけ紙をやめて、困ったら戻す」と提案してください。可逆であれば合意は取りやすく、そして戻す判断が必要になるケースはそう多くありません。

手順3：並行保存をやめる

電子と紙の両方を残している状態が最も高コストです。どちらが正本かを決めてください。 決めないまま両方残すのは、判断の先送りであり、費用は両方分かかり続けます。

電子化しただけでは、数字は動きません

総務省の令和8年版情報通信白書によると、日本企業で何らかの業務に生成AIを利用している割合は 86.4% に達しました。

一方、日本生産性本部の「労働生産性の国際比較2025」では、2024年の日本の時間当たり労働生産性は60.1ドル（5,720円）で OECD加盟38カ国中28位、実質上昇率は マイナス0.6% です。

紙を電子に置き換えただけでは、この数字は動きません。承認が5段階のまま電子になれば、5段階の電子承認になるだけだからです。速くはなりますが、待ち時間の構造は変わりません。

ペーパーレスの効果は、媒体の変更ではなく、そのタイミングで段階そのものを減らせるかどうかで決まります。移行は、設計を見直せる数少ない機会です。

よくある質問（FAQ）

Q1：どの書類が法令上、紙で必要なのか分かりません。

A：まずその一覧を作ることが最初の仕事です。分からないまま進めると、現場は全件について「念のため」の判断をします。分からない状態そのものが、並行保存を生んでいます。 該当が少数であれば、それを明示するだけで残りが一気に進みます。

Q2：取引先が紙なので、うちだけ電子化しても意味がありません。

A：相手からの入力形式は変えられなくても、受け取った後の社内での扱いは変えられます。 入口で電子化し、以降は電子で回す。回覧・保管・検索にかかる時間は、それだけで減ります。

Q3：電子化したのに、結局印刷されています。

A：画面で確認しづらいことが理由であるケースが多い領域です。印刷している人に「画面のどこが見づらいか」を聞いてください。 意識ではなく表示の問題であれば、改善すれば印刷は止まります。

「紙のほうが早くて確実だ」という反論にどこまで答えるか

ここまでの説明で「電子化より紙のほうが現場は速い」と感じた方もいるはずです。その反論のうち、最強の形はこうです。

「紙は電源も通信も要らず、誰でも扱えて、サイン1つで承認が終わる。電子承認はログインと操作が必要で、かえって手間が増える場面も多い。『段階を減らす』と言うが、承認段階にはそれなりの理由があって残っている。紙を残すのは遅れているからではなく、現場が合理的に選んだ結果ではないか」

この反論は、私たちも半分は正しいと考えます。紙のほうが速い業務は確かに存在します。実際の運用で私たちが推奨するのは、次の3点です。

1. 対象は壁3の業務に限定し、紙が速い業務は残す: すべてを電子化しません。本文の表で示したとおり、本命は業務設計の壁だけです。紙のほうが速い確認作業は、無理に変えない判断も正解です。
2. 並行保存だけは先に解消する: 電子と紙の両方を残す状態が最も高コストです。どちらが正本かを決めるだけでも、二重の手間は消えます。媒体の変更より先に、正本の決定を済ませます。
3. 段階の削減は「1ヶ月だけ試す」で合意する: 承認段階の削減は恒久変更として提案せず、可逆の試行として提案します。本文の手順2で述べたとおり、困ったら戻せる条件なら合意は取りやすく、実際に戻す必要が出るケースは多くありません。

ペーパーレスの目的は「紙をゼロにすること」ではなく、「印刷とスキャンの往復や並行保存の二重コストをなくすこと」です。この線引きであれば、上記の懸念は現実のものになりません。

まとめ

1. 壁は3つ。制度・取引先・業務設計で、越え方がまったく違います
2. 制度の壁は越えるのではなく、対象外として線を引くのが正しい対応です
3. 自社だけで越えられるのは業務設計の壁だけ。ここが本命です
4. 媒体を変えるだけでは待ち時間は減りません。段階そのものを減らせるかが分かれ目です

まず、いま印刷している書類を1つ選び、「何のために印刷しているか」を聞いてみてください。

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参考文献・出典

• 令和8年版 情報通信白書｜生成AIの業務利用状況 – 総務省, 2026年7月
• 労働生産性の国際比較2025 – 公益財団法人日本生産性本部, 2025年12月

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