Mistake #21 : The Shadow Government (Excel)

影の政府
(秘伝のExcel)

新システムが完成しました。「これでExcel業務から解放されます!」
しかし、リリースから半年後。現場の責任者は言いました。
「システムに入力するデータは、まずこのExcelで計算してから転記するように」。
システムは、ただの「清書用ノート」に成り下がりました。

🕴️ シャドーIT診断
  • 「神Excel」と呼ばれる、マクロだらけのファイルが存在する
  • システムよりも、ベテラン社員のExcelの方が「正しい」とされている
  • データの集計結果が、システムとExcelで毎回ズレる
  • そのExcelを作った人が退職したら、業務が停止する自信がある
⚠️ 警告:あなたの会社は「システム」で動いているのではありません。
「属人性」という、最も脆弱な基盤の上で動いています。

01. 影の政府

Shh... Secret.xlsx
IF(J2="Boss", SUM(A1:A10)*1.2, ERROR)
// Logic is here

表向きの政府(システム)とは別に、実権を握る影の政府(Excel)が存在する。
これを「シャドーIT」と呼びます。
Excelは柔軟すぎて優秀なため、現場の細かい要望を全て飲み込んでしまいます。
しかし、それは「誰にも見えないブラックボックス」です。
ロジックが公開されず、バージョン管理もされず、テストもされないコードが、会社の運命を握っているのです。

Excelは、
世界で最も普及した
「プログラミング言語」である。

02. 業務をシステムに合わせる

なぜExcelがなくならないのか?
それは「今の業務フロー(Excel)」をそのまま「システム化」しようとするからです。
Excelの柔軟性をシステムで再現するには、莫大なコストがかかります。
発想を変えましょう。
「システムに業務を合わせる」のです。
Excelでやっていた複雑な例外処理を廃止し、業務自体をシンプルにするしかありません。

03. Excelの撲滅ではなく、共存

Excelを悪者にして禁止しても、現場は隠れて使い続けます(まさに影の政府)。
ならば、Excelを「UI(入力画面)」として認めましょう。
Excelで入力させ、それをそのままシステムに取り込む。
ただし、計算と保存(ロジックとデータベース)はシステム側に一元化する。
「入力はExcel、処理はクラウド」が、現実的な解かもしれません。

執筆:DX(デジタルトランスフォーメーション)推進リーダー

現場と経営の橋渡し役。
「なぜそのExcelが必要なのか?」を徹底的にヒアリングし、業務プロセスの再設計(BPR)を行う。